Copilot in 90 minuten: een eerste kennismaking voor medewerkers

Voor wie: medewerkers zonder ervaring met generatieve AI, in een groep waarin ook mensen zitten die er al dagelijks mee werken

Duur: 90 minuten (een variant van 60 staat onderaan) · Groepsgrootte: 8 tot 20. Boven de 20 kun je tijdens het oefenen niet meer bij iedereen langs, en dat is precies waar deze les op drijft.

Voorkennis: geen vereist, maar reken op grote verschillen binnen de groep.

Wat deelnemers na afloop kunnen

• In eigen woorden zeggen wat Copilot voor Web is, en wat de VU wel en niet heeft afgenomen.
• Een prompt opbouwen uit taak, persona, stappen, context, doel en format, en aanwijzen wat elk onderdeel aan de uitvoer verandert.
• Uit het eigen werk één taak noemen die zich hiervoor leent en één die dat niet doet.
• Benoemen welke gegevens hier niet in horen, en waarom.
• Een antwoord controleren voordat ze het gebruiken.

Wat je vooraf regelt

• Iedereen op een laptop met een VU-account. Zet het in de uitnodiging; er komt anders altijd iemand zonder.
• Zelf ingelogd op m365.cloud.microsoft, in een schoon venster zonder je eigen gespreksgeschiedenis in beeld.
• Browserzoom op 150%. Wat jij nog leest, leest de derde rij niet.
• Een echte, saaie taak van jezelf voor de demo. Geen verzonnen voorbeeld: de zaal ruikt het verschil en het is juist de sleur die overtuigt.
• Vier of vijf scenario's op papier, voor wie ter plekke niets van zichzelf kan bedenken.
• Een flip-over of een stuk whiteboard, leeg, voor de parkeerplaats. Zie het kopje over bezwaren.
• Loop de omgeving de dag ervoor nog even door. Copilot verandert zonder aankondiging, en een demo die vastloopt op een verplaatste knop kost je tien minuten.

Tijdlijn

1. 0 tot 10 · Welkom en inventarisatie. Nederlands of Engels, dat vraag je meteen. Peil daarna de ervaring, en doe dat zichtbaar: laat mensen opstaan, of handen opsteken bij vier niveaus van "nog nooit" tot "gebruik het dagelijks". Dit is geen praatje om los te komen. Je maakt hier je plattegrond voor de rest van het uur, en je laat de groep zien dat de verschillen groot zijn, zodat niemand zich straks de enige achterblijver voelt.
2. 10 tot 20 · Wat is het, en wat heeft de VU. Kort. De VU heeft Copilot voor Web, niet Copilot voor Microsoft 365. Dat onderscheid is het meest gestelde misverstand en het loont om het één keer goed uit te leggen: het zit niet in Word en Outlook, het is een aparte plek waar je naartoe gaat. Noem hier ook meteen de regel over gegevens (zie hieronder waarom hier en niet aan het eind).
3. 20 tot 35 · Demo. Eén echte taak, hardop denkend. Zie het kopje hieronder.
4. 35 tot 45 · Warmlopen. Twee opdrachten die niet kunnen mislukken: de letters van een naam in de goede volgorde zetten, en e-mailadressen uit een lap tekst in een tabel halen. Het doel is niet het resultaat maar de eerste keer typen, en merken dat het antwoord meteen komt.
5. 45 tot 55 · Het promptmodel. Voor hun ogen opbouwen, niet als voltooid schema laten zien.
6. 55 tot 75 · Zelf aan de slag. Drie sporen naast elkaar. Zie het kopje over niveauverschillen.
7. 75 tot 85 · Overwegingen, en de parkeerplaats leeg. Dit is het deel waar mensen aan terugdenken. Bescherm het: als het oefenen uitloopt, kort je daarop in, niet hierop.
8. 85 tot 90 · Eén ding. Iedereen noemt in één zin wat hij maandag gaat proberen. Ook "niets" mag, mits met reden. Dat is een geldig antwoord en het houdt de laatste ronde eerlijk.

De demo

Kies een taak die je echt hebt: een beleidstekst over veranderende instroom, een vergaderverslag, een mail die je al twee dagen uitstelt. Werk vanuit rol, taak en gewenste toon.

Drie dingen maken het verschil tussen een demo die indruk maakt en een demo waar iemand iets van leert:

• Laat je eerste poging mislukken. Typ de luie prompt die iedereen zou typen, laat het middelmatige antwoord zien, en verbeter dan. Wie meteen het gepolijste resultaat toont, leert de zaal alleen dat het magie is.
• Denk hardop. Waarom voeg je die zin toe, wat verwacht je dat er verandert, en klopte dat.
• Laat het één keer fout zijn. Vraag naar iets waarvan jij het antwoord kent en het model het niet, en laat de zaal het betrappen. Dat is de goedkoopste les over controleren die er is, en hij landt beter dan een dia erover.

Neem daarna in een paar minuten mee wat er verder kan: bestanden uploaden (drie tegelijk, tot een megabyte, ze belanden in je eigen OneDrive), Word- of Excel-bestanden laten maken, tabellen afdwingen met "gebruik Markdown en tabellen", een eigen agent maken en delen, en de uitvoer naar Loop kopiëren. Laten zien is genoeg; niemand onthoudt dit vandaag.

Het promptmodel

Op de dia staat TAPESTCODOFO, en dat is geen woord maar de eerste lettergrepen van zes onderdelen: Taak, Persona, Stappen, Context, Doel, Format. Zeg dat hardop, anders schrijven mensen het over alsof het iets betekent.

Bouw het op met één doorlopend voorbeeld, bijvoorbeeld notulen van een vergadering. Begin met "maak notulen" en voeg per stap één ding toe. Draai het na elke toevoeging echt, en laat zien wat er verandert:

• Taak alleen levert iets algemeens op.
• Persona ("als een ervaren notulist") verandert de toon.
• Stappen ("eerst een overzicht, dan een samenvatting, dan de besluiten") maakt de structuur voorspelbaar.
• Context (waar ging het over, wie waren erbij) is waar het echt kantelt. Dit is de stap die deelnemers overslaan.
• Doel (voor wie is dit, wie was er niet bij) verandert wat er wordt weggelaten.
• Format (maximaal 300 woorden, drie alinea's, eenvoudige taal) maakt het bruikbaar.

Het gaat niet om het ezelsbruggetje. Het gaat erom dat ze zien dat elke toevoeging iets doet. Toon het eindresultaat pas als laatste, want als je met de volledige prompt begint lijkt het onbereikbaar veel werk.

Zelf aan de slag, met heel verschillende niveaus

Dit is het lastigste deel van deze les, en het lost zich niet op met één opdracht voor iedereen. Werk met drie sporen naast elkaar en zeg hardop dat ze bestaan. Dat is de hele truc: wie weet dat er een spoor voor beginners is, hoeft niet te doen alsof.

1. Warmlopen. De twee opdrachten uit de tijdlijn. Iedereen begint hier, ook de gevorderden, en het duurt vijf minuten.
2. Scenario's op papier. Voor wie een realistische taak wil zonder er zelf een te hoeven bedenken. Dit is het drukste spoor; zorg dat je er genoeg hebt.
3. Eigen werk. Voor wie al weet wat hij wil proberen. Hier zit de meeste opbrengst, en de meeste kans op teleurstelling, want eigen werk is zelden zo netjes als een scenario.

Een paar dingen die in de praktijk het verschil maken:

• Laat de beginner typen. Zet je een ervaren deelnemer bij een onervaren, dan neemt de ervaren het over en kijkt de ander toe. Zeg vooraf wie het toetsenbord heeft.
• Geef de gevorderden werk. Wie na tien minuten klaar is, krijgt de moeilijkere zetten: vraag het model je eigen prompt te verbeteren, vraag het eerst een vraag aan jou te stellen voordat het begint, laat het een Word- of Excelbestand opleveren, of upload een oude tekst en vraag om diezelfde toon. En vraag ze rond te lopen; ze zijn je tweede paar handen.
• Blijf niet vooraan staan. Loop. Wie is vastgelopen zit meestal niet vast op prompten maar op inloggen, en dat zie je alleen van dichtbij.
• Sluit af met twee schermen. Vraag tien minuten voor het eind iemand met een geslaagd resultaat en iemand bij wie het niets werd. Die tweede is leerzamer, en hij geeft de scepticus iets waars om vast te houden.

Bezwaren tegen generatieve AI

In vrijwel elke groep zit iemand die dit niets vindt, en de bezwaren die zij noemen zijn niet gek: de macht van een handvol bedrijven, de milieukosten, zorgen over met wie we ons verbinden, en het vermoeden dat we onszelf dommer maken. Als je die behandelt als weerstand die overwonnen moet worden, ben je de zaal kwijt, en terecht.

Drie dingen vooraf, die de rest makkelijker maken:

• Zeg in de eerste tien minuten dat dit geen verkooppraatje is. De VU heeft een licentie afgenomen; jij verdedigt die keuze niet, je helpt mensen beoordelen wat ze ermee doen, en dat kan uitkomen op "niet gebruiken". Een groot deel van de wrijving verdwijnt hiermee voordat hij ontstaat.
• Maak een parkeerplaats. Letterlijk: een leeg vel waar je bezwaren op schrijft zodra ze komen, met de toezegging dat je ze om 75 minuten behandelt. Dat werkt omdat het eerlijk is, niet omdat het een trucje is. Kom de afspraak dus na, ook als je moet inkorten.
• Geef wie niet wil oefenen een rol. Waarnemer. Vraag hem op te schrijven wat er bij zijn buurman misgaat, en dat aan het eind te vertellen. Dat is een echte bijdrage en vaak de scherpste van de ochtend.

Per bezwaar, wat waar is en waar het heen kan:

• Afhankelijkheid van één bedrijf. Klopt, en de keuze is institutioneel gemaakt. Jij kunt dat in deze zaal niet terugdraaien en moet dat niet proberen. Wat hier wel ligt: bouw geen werkwijze die je niet meer zonder kunt. Vraag: wat doe je op de dag dat de licentie afloopt of het ding verandert? Dat laatste gebeurt, zonder aankondiging.
• Milieukosten. Klopt en is te meten. Dat maakt het bruikbaar in plaats van vaag: de kosten zitten per vraag, dus "kan dit ook zonder" is tegelijk de ethische en de zuinige vraag. Die staat niet voor niets bovenaan de overwegingen. Voor wie er verder in wil: de oefening Wat kost meer: de voetafdruk van een prompt laat deelnemers eerst schatten en dan opzoeken.
• Zorgen over de bedrijven en hun politieke koers. Het zwaarste bezwaar, en het bezwaar waarbij een trainer het meest geneigd is eromheen te praten. Doe dat niet. Dit is een gegronde vraag over met wie een instelling zich verbindt, en die wordt in een workshop niet beslecht. Zeg dat. Zeg er ook bij dat iemand mag besluiten het niet te gebruiken, en dat deze les hem nog steeds heeft gegeven wat hij nodig heeft om te beoordelen hoe collega's het gebruiken. Op een beleidsafdeling is dat niet de troostprijs maar de nuttigere vaardigheid.
• Afstomping. Het bezwaar dat op een universiteit het minst weg te wuiven is, en er is onderzoek naar het uitbesteden van denkwerk. De draai die werkt: dit is een ontwerpvraag over je eigen werk. Welk deel van deze taak wás het denken, en heb je dat net weggegeven? Die vraag overleeft de workshop; het gereedschap misschien niet. Verder lezen: Denkwerk uitbesteden.

Twee waarschuwingen. Laat het geen debat worden tussen de enthousiasteling en de scepticus, want dan gaan die twee optreden en kijkt de rest toe. En vraag de scepticus om het slotgesprek te openen: hij heeft er het meest over nagedacht, en het maakt van een bezwaar een bijdrage.

Veelgestelde vragen

• Is Copilot veilig? Zo veilig als het kan zijn binnen de VU-omgeving, maar zet er geen persoonsgegevens of gevoelige informatie in. Het zoekt bovendien op internet via Bing, dus behandel het niet als een afgesloten systeem.
• Is dit hetzelfde als Copilot in Word en Outlook? Nee. De VU heeft Copilot voor Web, niet Copilot voor Microsoft 365. Dat is de vraag die het vaakst terugkomt.
• Kan het een vergadering samenvatten? Ja, langs meerdere wegen. Wat werkt: de Teams-vergadering opnemen, het transcript pakken en dat in Copilot laten samenvatten. Let op de gegevens die in zo'n transcript zitten.
• Waar blijven mijn bestanden? Geüploade bestanden komen terecht in Microsoft Copilot Chat files in je eigen OneDrive.
• Mag ik hier studentgegevens in zetten? Nee. Beantwoord deze vraag kort en zonder aarzeling, ook als iemand een reden heeft waarom het handig zou zijn.

Wat er misgaat

• Mensen belanden in een andere Copilot. De knop in de rand van Edge, of een privéaccount. Ga in het begin gezamenlijk naar m365.cloud.microsoft en laat mensen even op het scherm van hun buurman kijken.
• Iemand uploadt tijdens het oefenen een bestand met persoonsgegevens. Daarom staat de regel over gegevens in deze opzet vóór het oefenen en niet bij de overwegingen aan het eind. Op de oorspronkelijke dia's staat hij achteraan; dat is één dia te laat.
• De demo loopt vast. Prima. Zeg wat je verwachtte en wat er gebeurde. Het is de eerlijkste minuut van de les.
• De discussie valt weg omdat het oefenen uitliep. De meest voorkomende fout, en de duurste: het slotgesprek is wat mensen meenemen.

Varianten

In 60 minuten. Laat het warmlopen vervallen en ga na de demo direct naar het promptmodel; kort het zelf oefenen in tot vijftien minuten met alleen de scenario's op papier. Houd de overwegingen op volle lengte. Wat je schrapt is oefentijd, niet nadenktijd.

Online. Werkt, maar het rondlopen valt weg en daarmee je zicht op wie vastloopt. Vervang het door breakoutrooms van drie met een gevorderde erbij, en vraag mensen hun scherm te delen zodra ze vastlopen in plaats van in de chat te typen.

Met ChatGPT in plaats van Copilot. De opzet blijft staan; alleen de eerste acht minuten en de veelgestelde vragen veranderen. Het promptmodel en het deel over bezwaren zijn tooloverstijgend.

Materiaal en herkomst

• Gebaseerd op de workshop ChatGPT / Copilot voor SOZ van Silvester Draaijer, VU Centre for Teaching & Learning, met 21 dia's.
• De dia's bevatten geen sprekersnotities. Dit lesplan is de reconstructie van wat er tussen de dia's gebeurt; wijk ervan af waar jouw groep erom vraagt.
• Voor wie het over onderwijs wil hebben in plaats van over kantoorwerk: de oefeningen AI-geletterdheid zijn voor studenten, en de didactische tips over generatieve AI zijn korter.